Le télétravail est devenu une pratique courante ces dernières années. De nombreuses entreprises ont adopté ce mode de travail afin de réduire les coûts liés au bureau et de permettre à leurs employés de travailler de manière plus flexible.
Le flex office est un concept qui offre la possibilité aux salariés de travailler à la fois au bureau et à distance. Il présente de nombreux avantages pour ceux-ci, notamment une meilleure qualité de vie, un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, et une plus grande flexibilité dans leur planning au quotidien.
Cependant, le flex office peut présenter certaines difficultés pour les managers. En effet, il peut être plus difficile de suivre l’avancement des projets et de gérer les équipes lorsque les collaborateurs travaillent à distance.
Savoir manager ses équipes en flex office est indispensable pour profiter pleinement des avantages de ce mode de travail.
Digitalisez le management avec de bons outils
Manager ses équipes en flex office demande une toute nouvelle organisation au sein de votre structure. Au bureau, vos collaborateurs se retrouvent dans différents espaces de travail ce qui ne facilite pas les échanges, idem pour ceux qui sont en télétravail. Il devient alors compliqué de savoir qui est présent ou absent, ou alors de communiquer rapidement des informations primordiales à l’instant T. C’est pourquoi, il est important de digitaliser le management rapidement, afin de ne pas perdre le fil. Pour cela, il faut vous poser les bonnes questions et identifier vos différents besoins. Comment gérer vos projets avec le télétravail ? Comment communiquer efficacement avec vos équipes ?
S’équiper de bons outils est indispensable pour ce nouveau mode d’organisation. Vous pouvez par exemple gérer vos réunions et visioconférences avec les logiciels de Microsofts. La messagerie collaborative instantanée comme l’application Slack est idéale pour échanger au bureau et à distance.
Sensibilisez les équipes à la gestion des espaces de travail
La mise en place du flex office offre à vos équipes la possibilité du choix de leur espace de travail. Pour les petites organisations, cela peut s’avérer plutôt simple, mais il n’en est pas de même pour les entreprises ayant des centaines de collaborateurs. Le bon fonctionnement de l’entreprise et les performances des équipes peuvent vite être entachés. Il est donc indispensable en tant que manager de sensibiliser vos équipes pour une meilleure organisation. Pour une bonne gestion, vous pouvez utiliser l’application de réservation d’espace de travail DoFlex. Expliquez à vos équipes le fonctionnement de réservation de bureau en ligne et les règles qui s’y appliquent. Par exemple, vous pouvez demander à vos collaborateurs d’indiquer leurs jours de télétravail pour la semaine suivante, afin de pouvoir organiser des réunions d’équipes en présentiel.
La confiance
Il est important de faire ressentir à vos équipes que vous avez confiance en elles. La confiance et la responsabilisation sont les premiers enjeux du flex office. Expliquez l’importance d’organiser leurs journées de travail et de tenir à jour l’avancée de leurs missions. En effet, vous ne pourrez pas avoir les yeux sur eux à tout moment de la journée. C’est pourquoi, il est important d’échanger avec eux sur leur environnement de travail à la maison. Ont-ils les équipements nécessaires ? Qu’est-ce qui leur conviendrait le mieux en termes d’organisation… cela permettra de faciliter leur autonomie et efficacité.
Communiquez clairement les objectifs et les attentes
La communication est indispensable au sein d’une entreprise afin de définir les objectifs et les attentes. Pour vos équipes, définissez clairement les règles de base pour maintenir un bon fonctionnement. N’hésitez pas à créer un document qui les rassemble, afin que vos collaborateurs puissent les consulter.
Pour ce qui est des objectifs et des missions de chacun, définissez qui s’occupe de quoi, les priorités, créez des briefs afin que les informations soient comprises de tous. Attribuez un interlocuteur à vos équipes, indiquez des deadlines aux projets et faites des points régulièrement.
En étant clair et précis dans votre communication, vos collaborateurs seront plus efficaces et le travail s’en trouvera facilité au quotidien. Vous pouvez utiliser un outil de suivi de projet comme Monday ou Asana. Ils permettent de créer des tâches et de les attribuer aux collaborateurs. Un système de note permet de communiquer entre les collaborateurs et ainsi d’alléger les sollicitations.
Encouragez la communication, les échanges d’idées et la cohésion d’équipe
Le flex office amène à travailler régulièrement de manière autonome. Cependant, il est primordial de maintenir une cohésion d’équipe pour plus d’efficacité sur les projets. Faites périodiquement des réunions (hebdomadaires ou mensuelles), car elle facilite la communication et les échanges d’idées. C’est aussi le moment de sonder vos équipes afin de savoir si tout se passe bien dans leur nouvel aménagement de travail… Réunir vos équipes, c’est aussi passer un moment convivial ensemble. N’hésitez pas à organiser des after-work, déjeuners, événements afin de favoriser les interactions entre les membres de l’équipe. Cela permettra de mieux les connaître et de renforcer les liens.
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